Informativa sulla Privacy

1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO?

Il titolare del trattamento è Cubbit S.r.l., con sede legale in Via della Zecca 1, 40121 Bologna, Italia, Codice Fiscale e Partita IVA 03562001200 (“Cubbit”, “noi”).

Potete contattare noi e il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) all'indirizzo privacy@cubbit.io.

2. QUALI DATI RACCOGLIAMO?

Raccogliamo dati che ci fornite voi, dati raccolti automaticamente quando usate i Servizi e dati che riceviamo da terzi.

      A. Dati che ci fornite voi

Li raccogliamo quando create un account, contattate il nostro supporto tecnico o commerciale, vi iscrivete alla newsletter o partecipate a eventi e iniziative promozionali. 

• Dati identificativi: nome, cognome, partita IVA, firma, documento di identità. 
• Dati di contatto: indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di fatturazione e spedizione.
• Dati di fatturazione: fatture, dati bancari.
• Dati di assistenza e comunicazione: le informazioni che ci date quando aprite un ticket o ci scrivete, anche tramite social media. Ad esempio nome, e-mail, ruolo, azienda e contenuto della richiesta.
• Altre informazioni: i dati che scegliete di condividere compilando moduli, registrandovi a eventi, rispondendo a sondaggi. I dati raccolti durante le selezioni del personale sono trattati secondo la nostra Informativa sulla privacy per la selezione del personale. 

       B. Dati raccolti automaticamente

Quando usate i Servizi, raccogliamo alcune informazioni in modo automatico, tramite log di sistema, cookie e strumenti di tracciamento. 

• Dati di utilizzo:  pagine visitate, azioni svolte, durata delle sessioni, uso delle funzionalità.
• Dati di dispositivo: tipo di dispositivo, sistema operativo, browser, versione del software, risoluzione dello schermo, indirizzo IP, posizione approssimativa.
• Cookie e tecnologie simili:  identificatori utilizzati per analizzare il traffico, migliorare la navigazione e personalizzare l’esperienza. I dettagli sono nell'Informativa sui Cookie.
• Dati sull'interazione con le nostre e-mail: apertura dei messaggi, clic sui link, dispositivo e programma di posta usati. Li raccogliamo tramite tracking pixel, come spiegato nella sezione 3.1.

      C. Dati che riceviamo da terzi

• Dati di pagamento: da banche e fornitori di servizi di pagamento.
• Dati di contatto professionali: da partner commerciali e rivenditori, inclusi i riferimenti aziendali e le informazioni sulle transazioni.
• Dati da social media: contenuti pubblici legati alle interazioni con le nostre pagine, come commenti, "mi piace" e messaggi.
• Dati ottenuti da servizi di autenticazione: se accedete con il vostro account Google o Microsoft, riceviamo nome, cognome e indirizzo e-mail.

3. COME USIAMO I VOSTRI DATI? 

Usiamo i vostri dati solo per le finalità indicate nella tabella,  e li conserviamo solo per il tempo necessario. Allo scadere dei termini, i dati vengono cancellati o resi anonimi.

I dati necessari per il contratto, l'assistenza e gli obblighi di legge sono obbligatori: senza di essi non possiamo fornirvi i Servizi. Tutto ciò che si basa sul consenso è facoltativo, e il rifiuto non limita l'uso dei Servizi.

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3.1 E-mail e tracking pixel

Che cosa sono. Alcune nostre e-mail contengono un tracking pixel: un'immagine minuscola e invisibile, ospitata sui server della piattaforma che usiamo per inviare le e-mail. Quando aprite l'e-mail e il vostro programma di posta scarica le immagini, il pixel invia una richiesta a quei server. Lo stesso succede quando cliccate su un link tracciato.

Quali dati raccogliamo. Se avete aperto l'e-mail, quando e quante volte; i link su cui avete cliccato; indirizzo IP; tipo di dispositivo e programma di posta; posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP. Il pixel non legge il contenuto della vostra casella di posta. Se avete accettato anche i cookie del nostro sito, quando cliccate su un link colleghiamo al vostro profilo di contatto le pagine che visitate.

Perché li usiamo e su quale base giuridica. Tracciamo aperture e clic solo se ci avete dato il consenso, insieme all'iscrizione o separatamente. Usiamo questi dati per capire come interagite con le nostre e-mail promozionali, adattarne contenuti e frequenza e conoscere i vostri interessi. Senza consenso, le nostre e-mail non raccolgono alcun dato su se e come le leggete.

Come scegliere. Ogni nostra e-mail contiene il link “Gestisci le preferenze”. Da lì potete:

• smettere di ricevere le nostre comunicazioni promozionali, oppure
• continuare a riceverle, ma senza tracciamento individuale.

Potete anche impedire il tracciamento disattivando il download automatico delle immagini nel vostro programma di posta. Il rifiuto del tracciamento non limita in alcun modo l'uso dei nostri Servizi. Registriamo le vostre scelte per poterle rispettare e dimostrarlo.

Come proteggiamo i dati. Nella richiesta generata dal pixel non compare il vostro indirizzo e-mail. Usiamo un identificativo casuale e non sequenziale, collegato all'indirizzo solo all'interno della piattaforma. Conserviamo i dati individuali sulle interazioni per 12 mesi.

Chi tratta i dati. La piattaforma di invio gestisce le e-mail e i pixel per nostro conto, come responsabile del trattamento.

Se eravate già iscritti prima di questo aggiornamento, vi informiamo con la prima e-mail utile. Non usiamo il tracciamento individuale nei vostri confronti finché non ci date il consenso.

3.2 Strumenti di intelligenza artificiale

Usiamo strumenti di intelligenza artificiale, sviluppati internamente o forniti da terzi, per preparare risposte all'assistenza, sintetizzare documenti e comunicazioni e cercare informazioni interne. Questi strumenti possono trattare i dati che ci fornite nelle richieste e nelle comunicazioni. La base giuridica è l'esecuzione del contratto o il nostro interesse legittimo a lavorare in modo efficiente.

Con il consenso dei partecipanti, usiamo l'AI anche per trascrivere e sintetizzare le videochiamate. Conserviamo trascrizioni e sintesi per lo stesso periodo previsto per lo scopo della riunione, ad esempio assistenza o rapporto commerciale (sezione 3).

Ogni risultato è verificato da una persona: non prendiamo decisioni basate solo su trattamenti automatizzati. I vostri dati non sono usati per addestrare modelli di terzi. Non usiamo l'AI sui dati che trattiamo per conto dei clienti.

4. CON CHI CONDIVIDIAMO I VOSTRI DATI?

Condividiamo i dati solo con i soggetti indicati qui sotto, per le finalità di questa Informativa. Non vendiamo i vostri dati e non li cediamo a terzi per i loro scopi commerciali.

• Fornitori di servizi: infrastruttura, supporto, analisi, invio di e-mail, strumenti di AI. Agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), seguono le nostre istruzioni e sono vincolati da un contratto.
• Partner e rivenditori autorizzati: se accedete ai Servizi tramite un partner, condividiamo con lui i dati necessari a gestire il servizio. Il partner agisce come titolare autonomo, se decide da sé come usare i dati, o contitolare, se lo decide insieme a noi.
• Consulenti: legali, fiscali, contabili e revisori, solo per obblighi di legge o per la gestione aziendale.
• Autorità: enti pubblici, autorità giudiziarie o di vigilanza, quando lo richiede la legge.
• Amministratori del cliente: gli amministratori nominati dal cliente possono accedere ai dati degli utenti del suo account.
• Pubblico: solo con il vostro consenso, ad esempio per pubblicare una testimonianza sul nostro sito o sui social.
• Operazioni societarie: in caso di fusione o acquisizione, i dati possono passare alle società coinvolte, nel rispetto della legge.

5. DOVE TRASFERIAMO I VOSTRI DATI?

Conserviamo i dati soprattutto in Italia o comunque nell'Unione Europea e nello Spazio Economico Europeo (SEE). Li trasferiamo fuori dall'UE/SEE solo quando è necessario, ad esempio perché un fornitore ha sede negli Stati Uniti.

In questi casi usiamo le garanzie previste dal GDPR: 

• Paesi che la Commissione europea riconosce come sicuri (decisioni di adeguatezza), compresi gli Stati Uniti per le società aderenti al Data Privacy Framework UE-USA;
• Clausole Contrattuali Standard, contratti tipo approvati dalla Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914);
• Norme vincolanti d’impresa (BCR), regole interne sulla protezione dei dati approvate dalle autorità e valide all’interno di un gruppo di società.

Quando serve, aggiungiamo misure tecniche e organizzative supplementari. Potete chiederci una copia delle garanzie scrivendo a privacy@cubbit.io.

6. COME PROTEGGIAMO I VOSTRI DATI?

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. Cubbit è certificata ISO/IEC 27001:2022 e tutto il personale riceve formazione continua su sicurezza e protezione dei dati.

Le misure comprendono:

• Policy interne su procedure e responsabilità.
• Controllo degli accessi con autenticazione a più fattori (MFA) e permessi basati sui ruoli.
• Sviluppo sicuro del software, con audit e test di vulnerabilità regolari.
• Monitoraggio continuo, per individuare attività sospette.
• Cifratura dei dati in transito e a riposo.
• Selezione dei fornitori in base alle loro garanzie di sicurezza e protezione dei dati.
• Gestione degli incidenti per individuare, contenere e notificare eventuali violazioni. In caso di violazione che comporti un rischio elevato per i vostri diritti, vi informeremo senza ingiustificato ritardo.
• Backup regolari in ambienti protetti.

7. QUALI SONO I VOSTRI DIRITTI?

In qualsiasi momento potete:

• accedere ai vostri dati e riceverne una copia;
• chiederne la rettifica, se sono inesatti o incompleti;
• chiederne la cancellazione, quando non sono più necessari, avete revocato il consenso, vi siete opposti o sono stati trattati illecitamente;
• limitare il trattamento in alcuni casi, ad esempio mentre verifichiamo l'esattezza dei dati;
• riceverli in un formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare (portabilità);
• opporvi al trattamento basato sull'interesse legittimo e, sempre, al marketing diretto;
• non essere sottoposti a decisioni basate solo su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o effetti simili su di voi;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza conseguenze sui trattamenti fatti prima della revoca. Per il tracciamento nelle e-mail basta il link "Gestisci le tue preferenze";
• presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità del Paese UE in cui vivete o lavorate.

Per esercitare i vostri diritti scrivete a privacy@cubbit.io. Rispondiamo entro un mese. Prima di procedere potremmo dover verificare la vostra identità.

8. AGGIORNAMENTI

Possiamo aggiornare questa Informativa, ad esempio per cambiamenti normativi o dei Servizi. In caso di modifiche importanti vi avvisiamo per e-mail o con un avviso ben visibile sul sito. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto.

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